A Reforma Tributária começou a mudar a rotina das empresas antes mesmo da cobrança definitiva dos novos tributos. Desde o início de 2026, a fase de testes do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) trouxe novos campos para as notas fiscais eletrônicas e ampliou o cruzamento de informações pelo Fisco. O resultado é que falhas cadastrais ou documentos desorganizados podem impedir a emissão de notas fiscais e comprometer o faturamento.
A nova estrutura foi desenhada para ampliar o cruzamento eletrônico de informações. Na prática, diferenças entre documentos fiscais, declarações e tributos recolhidos passam a ser identificadas em menos tempo, reduzindo a margem para inconsistências.
“O documento fiscal deixa de ser apenas um registro da operação e passa a ser a principal fonte para apuração dos novos tributos”, afirma Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security. Segundo ele, qualquer inconsistência nos dados pode levar à rejeição da nota fiscal, interrompendo a operação antes mesmo da venda ser concluída.
Fiscalização mais rápida
Além da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), da Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) e da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), os arquivos XML — versão digital da nota fiscal que reúne todas as informações da operação e serve como comprovação jurídica da transação — ganham ainda mais importância. Contratos de longo prazo, documentos societários e registros ligados ao ICMS, ISS, PIS e Cofins também continuam sendo exigidos durante todo o período de transição do sistema tributário.
Carvalho afirma que empresas com gestão documental estruturada conseguem responder com mais rapidez às auditorias e fiscalizações. “Notas fiscais, arquivos XML, contratos e comprovantes precisam estar íntegros e facilmente recuperáveis. São esses documentos que sustentam o cálculo dos tributos e o aproveitamento dos créditos”, explica.
Os riscos vão além das autuações. Uma nota fiscal rejeitada pode interromper o faturamento, enquanto a ausência de documentos pode impedir a comprovação de operações e resultar na perda de créditos de IBS e CBS.
A adaptação, segundo o especialista, passa pela digitalização do acervo físico com validade jurídica, pela organização dos arquivos por operação, fornecedor, período e tributo e pela integração da gestão documental aos sistemas da empresa. “Quando cadastros, documentos fiscais e processos financeiros conversam entre si, diminuem as inconsistências, evitam-se rejeições de notas fiscais e preserva-se o direito ao aproveitamento dos créditos tributários”, conclui.
